privacy e cookie policy

Questa informativa spiega, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), come trattiamo i dati personali di chi visita il sito www.theframehouse.it, si iscrive alla community Frame House, chiede di partecipare ai nostri eventi o utilizza Frame House Hub (l’«Hub»). Contiene anche la cookie policy del sito.

1. Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati

1.1Il titolare del trattamento è la Fondazione Film Commission di Roma e del Lazio, con sede in Via Parigi 11, 00185 Roma, codice fiscale 97450900580 (la «Fondazione»). Per qualsiasi richiesta puoi scrivere a info@theframehouse.it.

1.2La Fondazione ha designato un responsabile della protezione dei dati (DPO), contattabile all’indirizzo dpo@romalaziofilmcommission.it.

2. Quali dati trattiamo, perché e per quanto tempo

A. Navigazione sul sito

2.1Quando visiti il sito, i sistemi del fornitore di hosting registrano automaticamente dati tecnici come indirizzo IP, tipo di browser, pagine richieste, data e ora della richiesta. Li trattiamo per rendere disponibili le pagine, garantire la sicurezza del sito e prevenire abusi, sulla base del nostro legittimo interesse al funzionamento sicuro del servizio (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). I registri tecnici sono conservati per il tempo strettamente necessario a queste finalità, secondo i cicli di cancellazione automatica del fornitore di hosting, salvo la necessità di conservarli più a lungo per accertare un illecito.

2.2Per mostrare i caratteri tipografici del sito, il tuo browser si collega ai server di Google (Google Fonts), che ricevono così il tuo indirizzo IP.

B. Iscrizione alla community Frame House

2.3Con il modulo di iscrizione raccogliamo nome, cognome, email, maestranze e, se li indichi, telefono, città e messaggio.

2.4Usiamo questi dati per:

a)gestire la tua adesione alla community, ricontattarti e informarti sul progetto Frame House e sull’apertura dell’Hub. Il trattamento è necessario per dare seguito alla tua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR);

b)mostrarti nella directory dell’Hub, visibile solo agli utenti registrati, con nome, iniziale del cognome, città e maestranze, se lo hai chiesto spuntando l’apposita casella. Email, telefono e messaggio non sono mai mostrati. La base giuridica è il tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR);

c)inviarti comunicazioni su iniziative, bandi, eventi e opportunità della Fondazione per il settore audiovisivo, compresi questionari di rilevazione sul settore, se hai dato il consenso spuntando l’apposita casella (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR).

2.5Conserviamo i dati per non oltre 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo che tu chieda prima la cancellazione o revochi il consenso alla directory, nel qual caso sei rimosso dalla directory entro sette giorni. Se crei un account nell’Hub, i dati dell’iscrizione alla community sono cancellati e si applica la sezione D.

C. Partecipazione agli eventi

2.6Se chiedi di partecipare a un evento, con il modulo del sito o con la prenotazione nell’Hub, trattiamo nome, cognome, email, dati del profilo Hub se prenoti dall’Hub e stato della prenotazione (confermata, in attesa di approvazione, in lista d’attesa, non accettata o annullata). Li usiamo per gestire la richiesta, valutarla quando l’evento è su approvazione, comunicarti l’esito e organizzare l’accesso all’evento, anche comunicando nome e cognome al gestore della sede (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR). Le richieste sono valutate da personale della Fondazione in base ai criteri indicati nella pagina dell’evento, senza decisioni automatizzate. Conserviamo questi dati per dodici mesi dalla data dell’evento. Se chiedi anche di entrare nella community, si applica la sezione B. Se partecipi a un evento come ospite o relatore, il tuo nome e il tuo ruolo sono pubblicati nella pagina dell’evento, sulla base degli accordi presi con te per la partecipazione (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR), e restano nell’archivio degli eventi passati, salvo tua richiesta di rimozione.

D. Account Frame House Hub

2.7Se crei un account trattiamo:

a)i dati di registrazione: email e password (conservata in forma cifrata) oppure, se accedi con Google, nome, indirizzo email e immagine del tuo account Google, che riceviamo da Google;

b)i dati del profilo: per le persone nome, cognome, email, città, maestranze e, se li inserisci, foto, biografia, link al portfolio, telefono, anni di esperienza, filmografia e curriculum; per le società ragione sociale, tipologia, referente, email, città e, se li inserisci, partita IVA, sito web e logo;

c)i dati generati dall’uso dell’Hub: annunci pubblicati e salvati, candidature e relativo stato, richieste di contatto, messaggi, ricerche salvate, preferenze di notifica, segnalazioni e reclami;

d)i dati tecnici di accesso, come data e ora degli accessi.

2.8Ti chiediamo di non inserire nel profilo, nel curriculum o nei messaggi dati relativi alla salute o ad altre categorie particolari di dati, né numeri di documenti d’identità.

2.9Usiamo questi dati per:

a)creare e gestire il tuo account e fornirti le funzioni dell’Hub descritte nei Termini e condizioni, comprese le notifiche che puoi configurare nel profilo (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR);

b)generare, su tua richiesta, una proposta di annuncio con lo strumento di scrittura assistita: il testo che inserisci viene inviato al fornitore del servizio di intelligenza artificiale indicato al punto 3.2 (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR);

c)gestire segnalazioni, reclami e misure di moderazione e adempiere agli obblighi del Regolamento (UE) 2022/2065 sui servizi digitali (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR);

d)proteggere la sicurezza dell’Hub, prevenire abusi e, se necessario, far valere o difendere i diritti della Fondazione (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR);

e)elaborare statistiche in forma aggregata e anonima sull’uso dell’Hub e sulle professionalità presenti, per monitorare il progetto, rendicontarlo e orientare le iniziative della Fondazione per il settore (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).

2.10Solo se lo autorizzi spuntando le apposite caselle, facoltative e modificabili in qualsiasi momento dalle impostazioni del profilo, usiamo inoltre i tuoi dati per (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR):

a)inviarti comunicazioni su iniziative, bandi, eventi e opportunità della Fondazione per il settore audiovisivo, compresi questionari di rilevazione sul settore;

b)segnalare il tuo profilo, compresi i recapiti, alle produzioni e agli operatori del settore che si rivolgono alla Fondazione per cercare professionisti, anche se non iscritti all’Hub e anche con sede fuori dall’Unione europea (punto 4.2);

c)presentare il tuo profilo e i tuoi lavori, con nome, foto, maestranze e filmografia, nei canali di comunicazione di Frame House e della Fondazione, come sito, social network, newsletter e materiali per eventi.

Il rifiuto o la revoca non hanno conseguenze sull’uso dell’Hub. Questi dati sono trattati fino alla revoca del consenso o alla chiusura dell’account; dopo la revoca i tuoi dati non sono più usati per nuove comunicazioni o segnalazioni, mentre restano i contenuti già diffusi in precedenza.

2.11Il tuo profilo è visibile agli altri utenti registrati. Telefono ed email di contatto restano nascosti finché non accetti una richiesta di contatto e scegli quali recapiti condividere; rimuovendo il contatto, tornano nascosti. Richieste e messaggi privati sono visibili soltanto alle due persone coinvolte. Quando ti candidi a un annuncio, l’autore vede il tuo profilo e il messaggio della candidatura e li tratta come titolare autonomo, solo per valutare la collaborazione.

2.12Conserviamo i dati finché l’account è attivo. Alla chiusura dell’account, su tua richiesta o per inattività di 24 mesi previo avviso, i dati sono cancellati entro trenta giorni, compresi annunci, candidature e messaggi da te inviati; le copie di sicurezza sono sovrascritte secondo i normali cicli di rotazione del fornitore del database. I dati relativi a segnalazioni, reclami e misure di moderazione sono conservati per dodici mesi dalla decisione o, se è sorta una controversia, fino alla sua definizione.

E. Richieste, segnalazioni ed esercizio dei diritti

2.13Se ci scrivi, ci invii una segnalazione o eserciti i tuoi diritti, trattiamo i dati contenuti nella comunicazione per rispondere e adempiere ai nostri obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR) e li conserviamo per 24 mesi dalla chiusura della pratica.

3. Chi riceve i dati

3.1I dati sono trattati dal personale della Fondazione autorizzato e istruito. Possono riceverli:

a)gli altri utenti dell’Hub, nei limiti descritti al punto 2.11;

b)i fornitori che trattano i dati per conto della Fondazione come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR), indicati al punto 3.2;

c)Google, per l’accesso con il tuo account Google, come titolare autonomo secondo la propria informativa;

d)autorità pubbliche e giudiziarie, quando lo impone la legge;

e)consulenti della Fondazione, vincolati alla riservatezza, quando necessario per la tutela dei suoi diritti;

f)le produzioni e gli operatori del settore a cui, con il tuo consenso, segnaliamo il tuo profilo (punto 2.10, lett. b), che trattano i dati come titolari autonomi.

3.2I responsabili del trattamento appartengono alle seguenti categorie: il fornitore di hosting ed erogazione del sito (Vercel Inc., Stati Uniti); i fornitori della piattaforma Lovable Cloud, basata su Supabase, per database, autenticazione e archiviazione dei file; il fornitore del servizio di intelligenza artificiale usato per la scrittura assistita; il fornitore del servizio di invio delle email; chi cura lo sviluppo e la manutenzione tecnica del sito. L’elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto scrivendo a info@theframehouse.it.

3.3I dati non sono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali.

4. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

4.1Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti o possono accedere ai dati da paesi esterni all’Unione europea. In questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea relativa al Data Privacy Framework UE-USA, per i fornitori che vi hanno aderito, o, in mancanza, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea. Puoi chiedere copia delle garanzie adottate scrivendo a info@theframehouse.it.

4.2Se acconsenti alla segnalazione del tuo profilo (punto 2.10, lett. b), i dati possono essere comunicati anche a produzioni con sede in paesi esterni all’Unione europea che potrebbero non garantire un livello di protezione dei dati equivalente a quello europeo e per i quali può mancare una decisione di adeguatezza o altra garanzia adeguata. In questi casi il trasferimento si basa sul tuo consenso esplicito (art. 49, par. 1, lett. a, GDPR).

5. Obbligatorietà del conferimento e decisioni automatizzate

5.1I campi contrassegnati come obbligatori nei moduli sono necessari per dare seguito alla richiesta o per creare l’account: senza di essi non possiamo procedere. I dati facoltativi arricchiscono il profilo e puoi eliminarli in qualsiasi momento. I consensi previsti nelle sezioni B e D sono facoltativi: il rifiuto non ha conseguenze sull’iscrizione alla community né sull’uso dell’Hub.

5.2Non adottiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente su di te, e non effettuiamo profilazione. Il sistema che nasconde automaticamente i recapiti nei messaggi e l’ordinamento dei risultati descritto nei Termini e condizioni non comportano valutazioni della tua persona.

6. Minori

6.1L’Hub e la community sono riservati ai maggiorenni. Se veniamo a sapere che sono stati raccolti dati di un minore, li cancelliamo.

7. I tuoi diritti

7.1Puoi chiedere in qualsiasi momento l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati che ci hai fornito. Molti dati del profilo puoi modificarli direttamente nell’Hub.

7.2Puoi opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, ai trattamenti basati sul legittimo interesse.

7.3Puoi revocare in qualsiasi momento i consensi prestati, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

7.4Per esercitare i tuoi diritti scrivi a info@theframehouse.it o al DPO (dpo@romalaziofilmcommission.it). Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

8. Cookie policy

8.1Il sito utilizza solo strumenti tecnici necessari al suo funzionamento, per i quali non è richiesto il consenso:

a)fh-cookie-consent (memoria locale del browser): ricorda che hai visualizzato l’avviso sui cookie;

b)sb-eiirkmvruvpdbjogbcov-auth-token (memoria locale del browser): mantiene attiva la sessione quando accedi all’Hub ed è eliminato quando esci dall’account;

c)eventuali cookie tecnici del fornitore di hosting, necessari a erogare le pagine e a proteggere il sito da attacchi.

8.2Non utilizziamo cookie di profilazione, cookie pubblicitari o strumenti di analisi statistica di terze parti. Se in futuro li introdurremo, li attiveremo solo con il tuo consenso. Puoi cancellare i dati memorizzati dal sito tramite le impostazioni del tuo browser.

9. Modifiche

9.1Possiamo aggiornare questa informativa. Delle modifiche rilevanti ti informeremo via email o con un avviso nell’Hub.